Faltas y retardos: cómo documentarlos bien para evitar problemas laborales

Hay un momento muy específico en el que muchas empresas se dan cuenta de que su control de asistencia no sirve para nada. No es cuando alguien falta, no es cuando alguien llega tarde, es cuando alguien reclama.

Hasta ese momento, todo parecía “funcionar”: el supervisor avisaba, RH ajustaba la nómina y listo. El problema es que el sistema solo funcionaba internamente, no frente a una autoridad laboral.

Y en México, cuando se habla de faltas injustificadas y retardos, la pregunta clave no es qué pasó, sino qué puedes probar.

Por qué “no tener evidencia” puede salir carísimo 🤑

En la operación diaria es muy común escuchar frases como:

“Aquí todos sabemos quién sí viene y quién no.” o “Eso siempre se ha manejado así.”

El problema es que la LFT no reconoce “lo que todos saben”, reconoce documentos.

Cuando un trabajador impugna descuentos por faltas o retardos, el patrón entra a una cancha donde ya no mandan las costumbres internas, sino la evidencia. Y si esa evidencia no existe, o existe mal hecha, la presunción suele ir en contra de la empresa.

Aquí es donde muchas organizaciones descubren que:

• No tienen controles reales

• Sus registros no coinciden con la nómina

• Nadie puede explicar con certeza cómo se calculó un descuento

👉 Si hoy alguien te pidiera justificar un descuento por falta de hace tres meses

¿Cuanto tiempo tardarías en reunir la evidencia necesaria?

Si no estás seguro, es buen momento para revisar tu proceso antes de que alguien más lo haga por ti.

Carga de la prueba: cuando el patrón es quien tiene que demostrar

En el imaginario común existe la idea de que “el que acusa, prueba”. En materia laboral mexicana, no siempre funciona así.

La Ley Federal del Trabajo, en su artículo 784, establece que el patrón debe probar el cumplimiento de sus obligaciones. Y la asistencia —o la falta de ella— es una de esas obligaciones que, en la práctica, recaen sobre la empresa.

Los tribunales han sido consistentes: si el patrón no exhibe controles de asistencia, se presume que el trabajador sí asistió o que el descuento no fue válido.

Esto significa que:

• No basta con decir “faltó”

• No basta con que el supervisor lo recuerde

• No basta con que RH “lo tenga claro”

Sin evidencias, la versión del trabajador pesa más.

Cuando la nómina dice una cosa y la asistencia otra

Aquí aparece uno de los problemas más delicados y más comunes.

Muchas empresas sí tienen algún tipo de control de asistencia…pero ese control vive separado de la nómina.

El resultado:

• Asistencias por un lado

• Incidencias “ajustadas” al final

• Nómina que no siempre coincide con lo que realmente pasó

Desde el punto de vista legal, esto es peligrosísimo. Porque cuando la autoridad compara documentos y encuentra inconsistencias, la credibilidad del patrón se debilita por completo.

En usuarios de CONTPAQi Nóminas, esto suele pasar cuando:

• Las incidencias no se capturan a tiempo

• Se hacen ajustes manuales de último momento

• No hay trazabilidad clara del porqué del descuento

📌 La nómina no es el lugar para “arreglar” asistencias. La nómina solo debería reflejar lo que ya quedó documentado.

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Retardo o falta: el problema no es la regla, es la incoherencia

Pocas cosas generan tantos conflictos laborales como los retardos. Y no porque sean especialmente graves, sino porque casi siempre se manejan mal.

En la mayoría de las empresas, el problema no es la regla en sí, sino la forma en que se aplica. Una organización puede decidir ser flexible y dar tolerancia. Otra puede optar por ser estricta desde el primer minuto. Ambas posturas son válidas desde el punto de vista laboral.

Lo que no es válido, y suele convertirse en un problema serio, es:

• Aplicar criterios distintos según la persona, el área o la relación con el jefe

• Cambiar la regla dependiendo del día, la carga de trabajo o el humor del momento

• Descontar retardos sin que exista una política clara, documentada y conocida

Desde la perspectiva laboral, la autoridad no entra a juzgar si tu regla es “justa” o “dura”.Evalúa algo mucho más simple y peligroso para el patrón: la consistencia.

Cuando hoy un retardo se tolera y mañana se descuenta sin explicación, el problema ya no es el retardo. Es la falta de criterio uniforme.

Aquí es donde los procesos bien soportados hacen la diferencia, no como control punitivo, sino como mecanismo de orden.

Por ejemplo:

• Un sistema de asistencia como Tempo Control ayuda a que el registro de entradas y salidas sea el mismo para todos, eliminando discusiones de “yo sí llegué” o “a mí nunca me dijeron”, incluso las negociaciones y el clásico "Deme chance patrón".

• Herramientas como CONTPAQi Personia permiten que las reglas, políticas y avisos estén disponibles para el colaborador, reduciendo el clásico “yo no sabía”.

• Y cuando esas reglas se reflejan de forma directa en CONTPAQi Nóminas, el descuento deja de verse como una decisión arbitraria y se convierte en una consecuencia lógica del proceso.

No se trata de ser más duros. Se trata de ser más claros, más parejos y más defendibles.

Porque en un conflicto laboral, la empresa que tiene reglas claras, registros consistentes y procesos alineados no necesita justificar decisiones: solo necesita exhibir cómo opera todos los días.

El flujo que realmente protege al patrón

Las empresas que menos problemas tienen no son las más duras, sino las más ordenadas.

El patrón se protege cuando el proceso fluye así:

La asistencia se registra → las incidencias se validan → la prenómina en CONTPAQi se alimenta → la nómina se timbra.

Cuando este orden se rompe y se quiere empezar desde la nómina hacia atrás, aparecen los errores, los reclamos y las explicaciones forzadas.

Este flujo no solo es operativo. Es defensivo.

Si tu nómina hoy depende más de “ajustes” que de incidencias documentadas, estás asumiendo un riesgo innecesario.

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El verdadero valor de los reportes semanales

Nadie llega a una empresa pidiendo reportes… hasta que los necesita.

Los reportes de asistencia e incidencias no sirven solo para auditar trabajadores. Sirven para:

• Detectar errores antes de que se timbre

• Corregir prácticas inconsistentes

• Proteger a la empresa con evidencia histórica

Cuando RH revisa semanalmente, los conflictos rara vez crecen. Cuando todo se revisa hasta el cierre de mes, los problemas ya están maduros.

Automatiza y gana trazabilidad real

👉 Te ayudamos a automatizar y darle trazabilidad real a tus faltas y retardos entre tu reloj checador y CONTPAQi (30 min).

En esta sesión revisamos:

• Qué reloj checador o sistema de asistencia usas hoy

• Cómo estás bajando (o capturando) incidencias en CONTPAQi (O el sistema de nóminas que actualmente usas)

• Dónde se rompe la trazabilidad entre asistencia → incidencias → nómina

• Qué tan automatizable es tu proceso sin cambiar todo tu ecosistema

El objetivo no es venderte un reloj nuevo, es ayudarte a que lo que ya tienes genere evidencia sólida, reduzca errores y te quite trabajo manual.

Más control. Menos capturas. Mejor defensa si algún día tienes que probar algo.