Horas extra en México: límites, pago y cómo documentarlas

Si usas CONTPAQi Nóminas o CONTPAQi Personia, tarde o temprano te topas con el mismo “monstruo” operativo: horas extra registradas en Excel, autorizadas por WhatsApp, discutidas al cierre… y difíciles de demostrar si un empleado reclama o si RH necesita sustento.

Esta guía está pensada para que sepas exactamente qué dice la ley, cómo calcular sin errores (dobles vs triples), y lo más importante: cómo documentar las horas extra con evidencia real —con un enfoque práctico para usuarios CONTPAQi apoyándote en Tempo Control y/o CONTPAQi Colabora.

Qué dice la LFT sobre horas extra en México

1) Límite semanal “típico”: 9 horas extra

La LFT permite prolongar la jornada por circunstancias extraordinarias sin exceder 3 horas diarias ni 3 veces por semana. Esto normalmente se traduce en el famoso tope de 9 horas extra por semana.

2) ¿Cómo se pagan? Doble y triple

• Las primeras 9 horas extra semanales se pagan al doble (100% más).

• Lo que exceda de 9 horas a la semana se paga al triple (200% más).

  
  

3) ¿El trabajador está obligado a hacer horas extra?

La LFT establece que los trabajadores no están obligados a prestar servicios por un tiempo mayor del permitido.

4) Plazo para reclamar

PROFEDET indica que se tiene un año para exigir el pago de horas extra trabajadas.

En la vida real, el problema casi nunca es “si se pagó”; el problema es: ¿dónde está la evidencia?.

Ojo: no confundas “horas extra” con “trabajar en descanso obligatorio”

Esto te evita errores de cálculo muy comunes:

• Horas extra: tiempo adicional a la jornada regular, con reglas de doble/triple y tope semanal típico.

• Descanso obligatorio laborado (festivo): se paga el día normal + un salario doble adicional (coloquialmente “pago triple”).

Si en tu empresa se mezclan ambos (ej. cierre en festivo + horas extra), necesitas reglas claras para que el pago salga correcto y defendible.

El riesgo real para tu empresa: cuando no puedes probar la asistencia

Aquí entra una parte clave (y poco hablada): documentación y presunciones.

La LFT obliga al patrón a conservar y exhibir en juicio documentos como:

• Nóminas/recibos de pago

• Controles de asistencia

• Otros comprobantes relacionados

Y si el patrón no exhibe esos documentos, se puede establecer la presunción de que son ciertos los hechos que el actor (trabajador) exprese respecto a esos documentos.

Traducción operativa: si tu “control” está en Excel y chats, tu posición se debilita.

Cómo documentar horas extra sin volver tu operación burocrática

Piensa en “expediente de horas extra” con 4 piezas. Si tienes esto, casi todo se vuelve fácil:

1) Registro confiable (entrada/salida)

Ideal: biométrico, facial, huella o un registro digital con controles (no editable por cualquiera).

2) Autorización (antes o el mismo día)

No necesitas 5 firmas. Necesitas trazabilidad:

• quién autorizó

• por qué

• para qué fecha/horario

• si fue “planificada” o “por contingencia”

3) Cálculo trazable (doble/triple)

La clave es que el cálculo sea semanal para separar correctamente dobles vs triples. PROFEDET lo explica en términos prácticos: primeras 9 dobles, excedentes triples.

4) Evidencia en nómina

Que el recibo refleje el concepto correspondiente y se pueda “amarrar” al registro/cálculo.

Cálculo práctico: cómo sacar horas extra dobles y triples (paso a paso)

Paso A: define tu “semana” de control

Tu política debe decir qué semana usas para acumular (ej. lunes–domingo o sábado–viernes). Esto es vital porque el pago doble/triple se determina por cómputo semanal.

Paso B: suma horas extra de esa semana

• Horas extra totales semana = suma de extras por día (según tu regla de redondeo y tolerancias).

Sobre minutos/fracciones: existen criterios y análisis doctrinales donde se discute acumulación semanal de fracciones para formar horas completas; si lo manejas, defínelo por política y sistema para que sea consistente.

Paso C: separa dobles vs triples

• Dobles = min(9, total semana)

• Triples = max(0, total semana – 9)

Paso D: paga con el valor hora correcto

Valor hora depende de tu esquema salarial; lo importante es que el sistema aplique consistente:

• Dobles = valor hora * 2

• Triples = valor hora * 3

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La solución en el ecosistema CONTPAQi: Tempo Control y/o CONTPAQi Colabora

Opción 1: Tempo Control

Tempo Control es una solución para control de asistencia con tecnología biométrica facial o huella, compatible e integrada con CONTPAQi Nóminas y CONTPAQi Personia.

En la práctica, lo que te compra es esto:

• Maneja distintos tipos de horarios (normales, por horas, rotativos, abiertos)

• Configura tolerancias, reglas y tratamiento de horas extra

• Calcula incidencias y facilita el envío/sincronización hacia CONTPAQi (dependiendo de tu implementación)

Para usuarios de CONTPAQi, el enfoque es brutalmente claro: menos captura manual, menos errores, más evidencia operativa. Es un puente que interpreta el checador y calcula incidencias como horas extra/retardos/faltas y luego sincroniza.

¿Cuándo Tempo Control es “la respuesta”?

• Si hoy cierras prenómina con estrés y correcciones de último minuto.

• Si tienes turnos/rotaciones/tolerancias y cada quincena es un debate.

• Si RH “persigue” jefes para que confirmen horas.

Opción 2: CONTPAQi Colabora

CONTPAQi Colabora está orientado a autoservicio y gestión laboral: permite que el colaborador descargue su CFDI de nómina, actualice datos y, además, ofrece herramientas de asistencia con check-in / check-out con validación de ubicación, entre otros beneficios.

Entre sus beneficios destacan:

• Autoservicio (descarga CFDI y actualización de datos)

• Asistencia con geolocalización (control detallado de asistencias e incidencias)

• Licencia gratuita (Si tienes licencia anual de CONTPAQi Nóminas o CONTPAQi Personia)

¿Cuándo Colabora es “la respuesta”?

• Si RH está saturado de solicitudes: “mi recibo”, “cambia mis datos”.

• Si te urge transparencia y reducir fricción empleado–empresa.

• Si tienes personal fuera de oficina y necesitas orden con evidencia.

• Si quieres comenzar a controlar horarios pero tu presupuesto es limitado

El combo recomendado (para la mayoría): Tempo Control + Colabora + CONTPAQi Nóminas/Personia

• Tempo Control asegura registro robusto + reglas + incidencias para prenómina.

• Colabora te da autoservicio, transparencia, comunicación y soporte documental con el colaborador.

• CONTPAQi Nóminas/Personia timbra y formaliza el pago ya con incidencias bien aterrizadas.

Implementación en 4 pasos

Paso 1) Diagnóstico de reglas

• Turnos

• Tolerancias

• Semana de corte

• Criterio de redondeo (minutos)

• Quién autoriza horas extra

Paso 2) Política simple

Incluye:

• Autorización

• Motivos válidos

• Evidencia mínima

• Cierre semanal de horas extra

Paso 3) Automatización

• Checador / app / web según el caso

• Reglas de cálculo

• Reportes para validación

Paso 4) Auditoría interna mensual

Revisa:

• Top 10 colaboradores con más horas extra

• Áreas con más variación

• Semanas que rebasan 9 horas (triples)

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¿Listo para implementar más controles en tu nómina?

Si eres usuario de CONTPAQi y quieres reducir problemas por horas extra, te propongo esto:

✅ Te hacemos un diagnóstico express (sin costo) para revisar tu flujo actual de asistencia → incidencias → nómina

✅ Te decimos qué te conviene: Tempo Control, Colabora o ambos

✅ Y te dejamos un checklist listo para implementar (política + autorización + reportes)

¿Qué prefieres que revisemos primero:

• a) “Mi prenómina es un infierno” (Tempo)

• b) “RH vive contestando mensajes y reenviando recibos” (Colabora)

• c) “Todo lo anterior” (Combo)

Mándanos un Whats y dinos cuál (a/b/c) y aproximadamente cuántos empleados manejas, y te armamos el flujo recomendado.