Registro electrónico de asistencia: Qué información debe conservar tu empresa ante una inspección de la STPS
Con la reforma a la Ley Federal del Trabajo publicada en 2026, las empresas deberán registrar electrónicamente la jornada de cada persona trabajadora y presentar esa información cuando sea requerida por la autoridad laboral.
Sin embargo, llevar un registro electrónico no consiste únicamente en guardar una lista de entradas y salidas. Ante una inspección de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social, la información debe permitir reconstruir lo que realmente ocurrió durante la jornada y explicar cualquier diferencia, ausencia o modificación.
La pregunta relevante ya no es solamente “¿tenemos reloj checador?”, sino:
¿Podemos demostrar de manera clara, ordenada y confiable las jornadas que efectivamente trabajó nuestro personal?
¿Qué exige expresamente la LFT?
La fracción XXXIV del artículo 132 de la Ley Federal del Trabajo establece como obligación de las personas empleadoras:
Registrar electrónicamente la jornada de cada trabajador.
Incluir el horario de inicio y finalización.
Proporcionar el registro a la autoridad cuando sea requerido.
También señala que el registro tendrá valor probatorio pleno cuando pueda acreditarse que su contenido fue acordado entre la persona trabajadora y la empleadora.
Por ahora, estos son los elementos expresamente establecidos en la ley. La STPS deberá emitir disposiciones generales que definan el ámbito de aplicación, las excepciones y otros detalles operativos. Estas disposiciones están previstas para entrar en vigor el 1 de enero de 2027.
La obligación puede consultarse en el artículo 132 de la Ley Federal del Trabajo vigente.
Lo obligatorio y lo recomendable no son exactamente lo mismo
Es importante separar el mínimo expresamente indicado por la LFT de la información que, aunque todavía no aparece como requisito específico, puede ser necesaria para darle credibilidad al registro.
Información | Situación actual |
Identificación de la persona trabajadora | Necesaria para contar con un registro individual |
Fecha de la jornada | Indispensable para ubicar cada registro |
Horario de inicio | Exigido expresamente por la LFT |
Horario de finalización | Exigido expresamente por la LFT |
Entrega del registro a la autoridad | Exigida cuando sea requerido |
Horario asignado al trabajador | Recomendable para comparar lo programado contra lo trabajado |
Pausas y horarios de comida | Recomendable cuando afecten el cálculo de la jornada |
Bitácora de modificaciones | Recomendable para demostrar trazabilidad |
Motivo de las correcciones | Recomendable para explicar registros agregados o modificados |
Geolocalización, fotografía o biometría | No están exigidas expresamente por la LFT |
Firma o aceptación periódica | Recomendable para fortalecer el valor probatorio |
Autorización de horas extra | Recomendable como evidencia complementaria |
Incapacidades, permisos y vacaciones | Recomendable para justificar ausencias |
Sistema o marca específica | La ley no obliga actualmente a utilizar un proveedor determinado |
La STPS podría precisar algunos de estos elementos en sus disposiciones generales. Por ello, cualquier política deberá revisarse nuevamente cuando sean publicadas.
Información básica que debería contener cada registro
Aunque el mínimo legal menciona principalmente la entrada y la salida, un registro funcional debería permitir identificar, por lo menos:
Nombre completo del trabajador.
Número o código de empleado.
Fecha de la jornada.
Hora de entrada.
Hora de salida.
Horario o turno asignado.
Centro de trabajo, sucursal o área.
Medio utilizado para registrar la asistencia.
Estatus del registro: original, manual o corregido.
Incidencias relacionadas con la jornada.
Total de horas ordinarias y extraordinarias.
No todos estos campos son requisitos expresos de la reforma. Sin embargo, ayudan a que el registro pueda interpretarse sin depender de explicaciones verbales.
Por ejemplo, mostrar que una persona entró a las 22:00 y salió a las 06:00 sirve de poco si la empresa no puede demostrar que tenía asignado un turno nocturno.
1. El horario realmente registrado
El sistema debe conservar los eventos reales de entrada y salida.
No es recomendable presentar únicamente una tabla generada con base en el horario teórico del trabajador. Si todos los empleados aparecen entrando y saliendo exactamente a la misma hora todos los días, pero esos datos fueron generados automáticamente, el reporte no demuestra necesariamente la jornada efectivamente realizada.
Debe poder distinguirse entre:
Horario programado.
Horario registrado.
Horario corregido.
Tiempo considerado para el cálculo de la nómina.
Esta separación ayuda a explicar diferencias por tolerancias, permisos, olvidos de checado o ajustes administrativos.
2. El registro original y sus modificaciones
Uno de los elementos más importantes es conservar el evento original, incluso cuando posteriormente sea necesario corregirlo.
Si un trabajador olvidó registrar su salida, la empresa puede realizar una corrección conforme a su política interna. Sin embargo, lo recomendable es conservar:
El evento original.
El dato agregado o modificado.
La fecha y hora de la corrección.
El usuario que realizó el cambio.
El motivo de la modificación.
La evidencia o autorización correspondiente.
Eliminar el dato original y reemplazarlo sin dejar rastro debilita considerablemente la confiabilidad del registro.
Una bitácora permite demostrar que la información no fue alterada de manera arbitraria antes de una inspección.
3. Horarios, turnos y descansos
Además de las asistencias, la empresa debería conservar la configuración o documentación del horario asignado a cada trabajador.
Esto incluye, según corresponda:
Jornada diurna, nocturna o mixta.
Horario fijo, flexible o rotativo.
Días laborables.
Días de descanso.
Horario de comida.
Tolerancias.
Cambios temporales de turno.
Permutas de horario.
Calendario de días inhábiles.
La información debe coincidir con los contratos, las políticas internas y la operación real.
Una inconsistencia frecuente ocurre cuando el contrato señala un horario, el reloj checador tiene configurado otro y la nómina procesa un tercero.
4. Pausas y horarios de comida
La reforma menciona expresamente el inicio y finalización de la jornada, pero no establece todavía que todas las pausas deban registrarse electrónicamente.
Aun así, conviene documentarlas cuando influyan en el cálculo de las horas trabajadas.
La LFT establece que, si durante el periodo de descanso o comida el trabajador no puede salir del lugar donde presta sus servicios, ese tiempo puede computarse como parte efectiva de la jornada.
Por eso, la empresa debería poder explicar:
Cuánto dura el descanso.
Si el trabajador puede abandonar el centro laboral.
Si el tiempo se considera o no dentro de la jornada.
Cómo se registra cuando la pausa es distinta a la programada.
No basta con descontar automáticamente una hora de comida si las condiciones reales de trabajo no corresponden con esa política.
5. Faltas, permisos, vacaciones e incapacidades
Un día sin registros de asistencia no necesariamente significa que exista una falta injustificada.
Para explicar adecuadamente los días sin checadas, conviene relacionar el registro con:
Permisos autorizados.
Vacaciones.
Incapacidades.
Descansos.
Días festivos.
Trabajo remoto.
Comisiones o visitas externas.
Capacitaciones.
Suspensiones o ausencias justificadas.
Cada incidencia debería contar con fecha, motivo y autorización.
Esto permite que, ante una revisión, la empresa no tenga que reconstruir la información buscando mensajes de WhatsApp, correos y documentos dispersos.
6. Horas extra trabajadas y autorizadas
La asistencia y la autorización de tiempo extraordinario son elementos relacionados, pero distintos.
El registro debe reflejar el tiempo que la persona permaneció trabajando. Por separado, la empresa debería conservar evidencia sobre:
Quién solicitó las horas extra.
Quién las autorizó.
Cuántas horas fueron reconocidas.
Cómo fueron clasificadas.
En qué periodo se pagaron.
Cómo aparecen reflejadas en la nómina.
No es recomendable borrar o modificar una salida para hacerla coincidir con las horas extra autorizadas. La mejor práctica es conservar el registro real y documentar por separado cómo se procesó la diferencia.
7. La relación entre asistencia y nómina
Ante una inspección o controversia, los controles de asistencia pueden compararse con otros documentos laborales.
Por ello, conviene revisar que exista coherencia entre:
Registros de entrada y salida.
Reportes de incidencias.
Autorizaciones de tiempo extraordinario.
Recibos de nómina.
Pagos de horas extra.
Descuentos por faltas o retardos.
Días de descanso trabajados.
Primas dominicales.
Vacaciones e incapacidades.
Si el registro muestra trabajo extraordinario constante, pero la nómina no refleja ningún pago o compensación, será necesario explicar la diferencia.
8. Aceptación o aclaración del trabajador
La LFT señala que el registro electrónico podrá hacer prueba plena cuando se acredite que fue acordado entre la empresa y la persona trabajadora.
Todavía no se define un mecanismo obligatorio de aceptación. Sin embargo, la empresa puede fortalecer la evidencia mediante:
Publicación y aceptación de la política de asistencia.
Acceso del trabajador a sus propios registros.
Periodos establecidos para solicitar aclaraciones.
Confirmaciones semanales, quincenales o mensuales.
Firma electrónica de reportes.
Aprobación de correcciones.
Registro de inconformidades.
No necesariamente se requiere que el empleado firme cada checada. Lo importante es contar con un procedimiento que le permita conocer, revisar y aclarar la información.
¿Durante cuánto tiempo deben conservarse los registros?
El artículo 804 de la LFT ya contempla la conservación de los controles de asistencia cuando se lleven en el centro de trabajo.
Estos documentos deben conservarse durante el último año y un año después de que termine la relación laboral.
En la práctica, puede ser conveniente mantenerlos durante un periodo mayor, especialmente cuando se relacionen con:
Controversias laborales.
Pagos pendientes.
Revisiones internas.
Accidentes de trabajo.
Cálculos de prestaciones.
Procesos judiciales.
La política de conservación debe incluir tanto los reportes como la información original utilizada para generarlos.
Guardar únicamente un PDF mensual puede ser insuficiente si después no existe forma de demostrar el origen de los datos o las modificaciones realizadas.
¿Cómo puede solicitar la información la STPS?
Una inspección puede realizarse presencialmente o mediante requerimientos documentales y herramientas tecnológicas.
En una inspección ordinaria, el centro de trabajo generalmente recibe un citatorio con al menos 24 horas de anticipación. El documento debe indicar:
El tipo de inspección.
La fecha y hora.
El objeto y alcance.
El fundamento legal.
La documentación que deberá exhibirse.
Las inspecciones extraordinarias pueden realizarse sin citatorio previo cuando existan denuncias, posibles incumplimientos, accidentes u otras situaciones previstas en el reglamento.
Durante la visita, el inspector puede solicitar la documentación relacionada con el alcance de la orden y realizar preguntas a los trabajadores y representantes de la empresa. Las respuestas pueden integrarse al acta de inspección.
El procedimiento se encuentra regulado en los artículos 29 a 35 del Reglamento General de Inspección del Trabajo y Aplicación de Sanciones.
¿Qué debería tener preparada la empresa?
Una carpeta de cumplimiento relacionada con jornadas y asistencias podría organizarse en cuatro bloques:
Información laboral
Relación actualizada de trabajadores.
Contratos.
Horarios pactados.
Reglamento interior o políticas de asistencia.
Calendario laboral.
Días de descanso.
Registros electrónicos
Entradas y salidas por trabajador.
Reportes por fecha y periodo.
Identificación del dispositivo o medio de registro.
Eventos originales.
Bitácora de modificaciones.
Respaldos.
Incidencias y autorizaciones
Permisos.
Vacaciones.
Incapacidades.
Cambios de turno.
Correcciones.
Autorizaciones de tiempo extraordinario.
Relación con la nómina
Incidencias aplicadas.
Recibos de nómina.
Pago de horas extra.
Descuentos por faltas.
Pago de descansos o días festivos trabajados.
Una prueba sencilla antes de una inspección
La empresa puede evaluar su nivel de preparación seleccionando cinco trabajadores al azar y reconstruyendo dos semanas completas de operación.
Para cada persona debería ser posible responder:
¿Qué horario tenía asignado?
¿A qué hora entró y salió realmente?
¿Existieron retardos, faltas o permisos?
¿Se modificó algún registro?
¿Quién autorizó la modificación?
¿Se generaron horas extra?
¿Cómo se reflejaron en la nómina?
¿El trabajador tuvo oportunidad de revisar la información?
Si alguna respuesta depende de buscar mensajes, preguntar de memoria o modificar archivos, existe una brecha de control que conviene atender.
Errores frecuentes que debilitan la evidencia
Conservar solamente los totales y eliminar las checadas originales.
Modificar registros sin una bitácora.
Utilizar diferentes horarios en contratos, asistencia y nómina.
No documentar los olvidos de entrada o salida.
Eliminar empleados inactivos junto con su historial.
Tener relojes con fecha u hora incorrectas.
Descontar automáticamente pausas que no ocurrieron.
No registrar al personal remoto o de campo.
Carecer de respaldos.
Depender de una sola persona para generar los reportes.
Presentar información distinta a la que conocen los trabajadores.
Entregar documentos falsos o modificados para aparentar cumplimiento.
Ante una inspección de la STPS, no basta con demostrar que la empresa tiene un reloj checador o una aplicación de asistencia.
El registro debe permitir identificar a cada persona, conocer su hora real de entrada y salida, relacionar la jornada con su horario asignado y explicar cualquier ausencia, corrección o tiempo extraordinario.
El mínimo expresamente señalado por la LFT es relativamente sencillo: registro individual, electrónico y con horario de inicio y finalización. Sin embargo, para convertirlo en evidencia confiable se requiere trazabilidad, conservación de los eventos originales, políticas claras y coherencia con la nómina.
Antes de reemplazar dispositivos o contratar una nueva plataforma, lo recomendable es revisar el proceso completo. En algunos casos, el sistema actual puede ser suficiente con mejores políticas y respaldos; en otros, será necesario modificar la forma en la que se capturan, autorizan y conservan las asistencias.
El objetivo no es acumular reportes. Es poder explicar y acreditar, de principio a fin, cómo se determinó la jornada de cada trabajador.
Este contenido tiene fines informativos y no sustituye una opinión jurídica individualizada. Los requisitos deberán revisarse nuevamente cuando la STPS publique o actualice las disposiciones generales aplicables al registro electrónico de jornadas.
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