Pólizas intuitivas en CONTPAQi Contabilidad 15

A partir de la versión 15.0.1 de CONTPAQi® Contabilidad, podrás configurar el uso de pólizas intuitivas para que al generar pólizas, el sistema tenga un aprendizaje sobre las cuentas contables que estás utilizando con mayor frecuencia y cada que selecciones un mismo tipo de póliza y de XML e importe, CONTPAQi® Contabilidad te sugiera de manera automática dichos movimientos para que no tengas que buscarlos y capturarlos nuevamente, facilitando y agilizando el registro de movimientos.

Con el uso de las pólizas intuitivas el sistema reconoce el tipo de movimiento y de importe que se está realizando sobre cada una de las cuentas asociadas a un RFC y cuando captures un nuevo movimiento para cierto tipo de póliza y número de cuenta, se mostrarán los valores registrados previamente por si deseas volver a utilizarlos. A través de la inteligencia de estas pólizas, el sistema va aprendiendo y sugiriendo las cuentas contables así como el importe y datos a contabilizar, por lo que ahorrarás tiempo en la búsqueda y captura de la información.

Opción para configurar el uso de pólizas intuitivas

En la sección correspondiente al manejo de pólizas y movimientos que se encuentra en la redefinición de la empresa, pestaña 4. Pólizas y su captura, se cuenta con la opción "Uso de pólizas intuitivas" y de manera predeterminada ya se encuentra habilitada en el sistema para todas las empresas nuevas y existentes, sin embargo puedes deshabilitarla y volver a habilitarla según lo requieras.

Recuerda ¡Tú decides si prefieres que el sistema esté aprendiendo o no sobre el comportamiento en la creación de pólizas, habilitando o deshabilitando la opción en la redefinición de la empresa!

Reglas de negocio para el uso de pólizas intuitivas

Para contar con la funcionalidad de las pólizas intuitivas en CONTPAQi® Contabilidad es necesario considerar lo siguiente:

Botón F2 en la captura de pólizas

Si en la redefinición de la empresa tienes habilitado el uso de pólizas intuitivas, al capturar los movimientos de la póliza el sistema guardará la información sobre los datos que utilizas con mayor frecuencia y tendrás visible el botón F2 para que puedas consultar las cuentas contables más utilizadas en cada tipo de movimiento.

Opciones para asignar la cuenta al movimiento

Existen dos formas de asignar la cuenta que utilizas frecuentemente al movimiento de póliza, para que en automático se desplieguen los datos sugeridos por el sistema (como tipo de movimiento, importe, diario, segmento de negocio):

Toma nota

En ambos casos al asignar la cuenta contable, el sistema desplegará en automático los datos sugeridos agilizando la captura.

Si no tienes habilitado el uso de pólizas intuitivas en la redefinición de la empresa, no se mostrará el botón F2 en el registro de movimientos, ni se permitirá que el sistema aprenda sobre el registro de tus pólizas.

Tabla de pólizas intuitivas

En las tablas de la empresa se creó la tabla "PolizasIntuitivas" donde se almacena internamente la información necesaria para el aprendizaje acerca del registro de movimientos, como el tipo de póliza, tipo de XML asociado, RFC, identificador de la cuenta, tipo de movimiento, Importe usado, diario, segmento de negocio, frecuencia, cantidad y fecha de último uso de los datos, como se observa en la siguiente imagen:

Reglas para el registro de información en la tabla

• En caso de que utilices una misma combinación de datos que ya habías usado pero con otro importe o algún dato diferente, entonces se agregará un nuevo registro o renglón en la tabla de pólizas intuitivas.

• Respecto al campo "Frecuencia", cuando registres el primer movimiento de una cuenta el valor de la frecuencia será 1.

• Cada vez que en la póliza utilices la misma combinación de los datos: tipo de póliza y de XML, RFC así como de la cuenta, tipo de movimiento e importe, el valor de la frecuencia se incrementará en "+1", por lo que si utilizas por segunda vez la misma combinación de datos, el valor de la frecuencia será 2.

• El campo de frecuencia se puede configurar desde el archivo "Contpaq.properties" que se encuentra en la ruta de ejecutables del sistema, ahí puedes indicar cuál es la cantidad de veces que deberás utilizar la cuenta para que el sistema obtenga el aprendizaje y sugiera información al capturar las pólizas; de manera predeterminada el valor del campo "frecuencia.poliza.intuitiva" en dicho archivo es 3.

• Si ya utilizaste tres veces una misma combinación de datos, el sistema ya aprendió que se trata de datos frecuentes y te los va a sugerir al capturar movimientos similares; en este caso el valor de la frecuencia ya no aumentará puesto que su valor ya es 3 y después de ésto el único dato que aumentará en el registro conforme captures movimientos será el valor del campo "CantidadUso", ya que la funcionalidad es que el sistema te sugiera la cuenta que más utilices, por lo que si primero registras unos valores y después otros, siempre se van a sugerir los datos que uses con mayor frecuencia.

• La razón por la que el campo frecuencia está restringido al valor de 3 en el archivo "Contpaq.properties", es porque el sistema no sólo requiere aprender sobre las cuentas más utilizadas, también necesita "desaprender" sobre las cuentas que dejaste de utilizar para que ya no te las sugiera, por este motivo también existe el campo "FechaUltimoUso"

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• Internamente existen algoritmos de borrado de registros con información que ya no usas de forma frecuente, con esto logramos un mayor control y evitamos saturación en la tabla de pólizas intuitivas pues cada cierto tiempo se estarán eliminando registros, por ello es que en el archivo "Contpaq.properties" también existe el parámetro "dias.poliza.intuitiva=60", indicando que la fecha máxima para que un registro esté sin uso en la tabla, de manera predeterminada es de 60 días.

• Respecto al segmento de negocio y diario utilizado, si capturaste por primera vez estos datos, el sistema te los va a sugerir en el siguiente movimiento similar que captures y si en una nueva póliza usas un segmento de negocio o diario diferente, la siguiente póliza que captures te va a sugerir el último dato usado sin esperar a que hayas utilizado el nuevo dato en tres ocasiones, sugiriendo siempre el último dato registrado.