Guía/Tutorial: Cálculo de PTU (Reparto de utilidades) en CONTPAQi Personia Paso a Paso

El cálculo de la Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU) requiere precisión, ya que un solo empleado mal clasificado puede descuadrar todo tu proceso. Este tutorial extenso te guiará detalladamente por cada función del sistema CONTPAQi Personia para garantizar un reparto apegado a la ley.

1. Marco Legal: ¿Qué es la PTU y cómo se divide?

La PTU es el derecho de los trabajadores a recibir una parte de las ganancias generadas por la empresa, establecido en el artículo 117 de la Ley Federal del Trabajo (LFT).

Para realizar el reparto, el artículo 123 de la LFT establece que la utilidad se divide en dos partes iguales:

• 50% por días trabajados: Se toma en cuenta el tiempo que el empleado laboró durante el año.

• 50% por salario percibido: Se reparte en proporción a lo que el trabajador ganó en ese periodo.

¿Quiénes NO participan en el cálculo?

Antes de tocar el sistema, es vital saber a quién excluir, ya que el sistema de CONTPAQi te pedirá auditar esto.

La ley excluye a:

• Directores

• Administradores

• Gerentes generales

• Socios o accionistas

Además:

• Los trabajadores eventuales requieren al menos 60 días trabajados en el año para participar.

• Los trabajadores de confianza tienen un límite o tope en su salario.

• Las empresas de nueva creación en su primer año o las instituciones sin fines de lucro no están obligadas a repartir PTU.

2. Ejecución en CONTPAQi Personia: Paso a Paso

Paso 1: Creación del Periodo Extraordinario

Para no mezclar el pago de utilidades con la nómina regular, debes crear un periodo específico.

• Dirígete al apartado de nómina.

• En la selección de periodo, elige "Extraordinario".

• Agrega la fecha del periodo (por ejemplo, el día en que realizas el proceso) e ingresa al periodo consecutivo que corresponda a tu empresa.

Paso 2: Parámetros Generales del Proceso de PTU

Navega a la sección "Procesos PTU", donde configurarás los parámetros base.

• Define el ejercicio fiscal sobre el cual se realizará el cálculo.

• Ingresa la cantidad exacta a repartir (en nuestro ejemplo de video, $100,000).

• En la opción de "Aplicar periodo", selecciona estrictamente "Periodo extraordinario"; si seleccionaras "ordinario", la PTU se sumaría a los recibos de nómina normales del periodo en curso.

Acumulados del ejercicio

• Si tu empresa es de reciente creación y no tiene historial de cálculos o timbrados previos, puedes desmarcar la casilla de acumulados.

• Si ya tienes un historial histórico con los empleados, déjala marcada.

Paso 3: Configuración de Impuestos (ISR) e Incidencias

Modo de calcular ISR del PTU

El sistema te da a elegir entre el Artículo 174 o el Artículo 96.

Se recomienda ampliamente usar el Artículo 174, ya que es el estándar para cálculos anuales como la PTU.

Si decides usar el Artículo 96, el sistema te pedirá seleccionar manualmente una serie de conceptos para reflejarlos en el sobre recibo.

Descontar incidencias

Si tienes empleados con faltas o castigos (incidencias aplicadas), esta opción se desbloqueará.

Al usarla, el sistema descontará automáticamente esos días del cálculo de la PTU del trabajador.

Paso 4: Aplicación de Topes Legales de PTU

La reforma a la LFT (Artículo 127, fracción VIII) indica que la PTU tiene un límite máximo a favor del trabajador: 3 meses de su salario o el promedio de la PTU de los últimos 3 años.

En la sección "Topar PTU", el sistema evaluará este tope.

Si tu empresa es nueva y no hay historial de 3 años, el sistema usará automáticamente el tope de los 3 meses de salario.

Configuración del tope

• Selecciona la base para topar: Salario diario, SBC parte fija, o Salario base de cotización.

• Define los días que equivalen a esos 3 meses; el sistema te permite manipular este valor para ingresar 90, 91 o 92 días, dependiendo de cómo contemples tu cálculo.

Paso 5: Auditoría de Colaboradores

Haz clic en el botón de "Colaboradores" para abrir el reporte de tu plantilla.

Aspectos importantes a revisar

• Presta especial atención a los empleados que aparecen con la fila en color gris: estos son los trabajadores que el sistema no contemplará para el reparto (por ejemplo, empleados de reciente ingreso que no cumplen la antigüedad).

• Revisa la última columna llamada "Causa"; allí el sistema te explicará el motivo exacto por el cual ese trabajador fue descartado.

Exportación del reporte

Para una revisión más exhaustiva, puedes usar el botón en la parte superior derecha para exportar este reporte a Excel y analizarlo cómodamente en tu computadora.

Paso 6: Ejecución del Cálculo y Ajustes Manuales

Una vez validada la información, presiona "Calcular PTU".

Verás una tabla muy detallada con:

• Fechas

• Días trabajados

• Ausencias

• Salario devengado

• Participación calculada para cada empleado

Edición manual

Si observas las columnas o celdas en color gris, significa que son campos editables.

Si no estás de acuerdo con un monto específico o un promedio arrojado por el sistema, puedes hacer clic directamente en la celda y modificar la cifra manualmente.

Paso 7: Aplicación, Verificación y Autorización Final

• Haz clic en "Aplicar PTU" y espera el mensaje que confirma que el proceso se aplicó de forma correcta.

  

• Da clic en "OK" y refresca la vista.

• El sistema te pedirá seleccionar nuevamente el periodo; elige "Extraordinario" y dale a continuar.

Verificación final

Ahora solo verás a los empleados que sí recibieron PTU.

Abre el "Sobre recibo" de cualquiera de ellos y verifica que aparezcan:

• Los conceptos de Reparto de utilidades

• El descuento del Artículo 174

Validación antes del timbrado

• Cierra el recibo.

• Genera tu resumen de nómina, lista de raya o reporte de dispersión para una última validación.

• Si los montos cuadran perfectamente, presiona "Autorizar".

Tu nómina extraordinaria estará lista para ser timbrada.

Al terminar el timbrado, el sistema automáticamente te generará el periodo extraordinario número 2 para futuros procesos.