Asignación de rubros NIF desde Excel en CONTPAQi Contabilidad

En el modelo de Excel® "Asignación Agrupadores SAT" se realizaron cambios para que el usuario tenga opción de realizar una asignación más ágil de rubros NIF a cada una de sus cuentas contables y no tenga que realizar la asignación desde el catálogo de cuentas contables, esto es útil cuando el catálogo de cuentas es muy grande y se lleva a cabo mediante la Hoja electrónica, con la opción de seleccionar un rango de cuentas, validando las reglas de negocio, permitiendo que la asignación de rubros a las cuentas contables sea más rápida.

Beneficios

• Agiliza la asignación de rubros NIF permitiendo la asignación con base en los Agrupadores SAT de las cuentas contables.

• Si una empresa ya tiene asignado el Agrupador SAT requerido para la Contabilidad electrónica, es más fácil identificar qué sentido tiene esa cuenta contable que el usuario creó, es por eso que se hizo una relación entre ellos, si la cuenta ya tiene un agrupador, sabemos qué rubro NIF le podemos sugerir para que su captura o asignación sea más rápida.

• Tenemos una relación que guardamos entre el Agrupador SAT utilizado para la Contabilidad electrónica y el rubro del NIF, esta relación también fue modificada adaptándola al nuevo catálogo de rubros.

• El Agrupador SAT, nivel y rubro se pueden editar.

• El nivel corresponde al tipo de cuenta contable a la que pertenece.

• El Agrupador SAT muestra el listado de Agrupadores SAT sin embargo permite la captura de más agrupadores.

• Puedes asignar el rubro NIF a las cuentas afectables y acumulables siempre y cuando se respete el nivel, tipo y naturaleza que le corresponda.

Cambios en el modelo Asignación de agrupadores SAT

Con la relación que tenemos de rubros NIF y Agrupadores SAT, podemos determinar si la cuenta tiene un agrupador del SAT; al saber qué agrupador tiene asignado, es posible sugerirle el rubro que le corresponde. De esta forma sólo deberás ingresar al modelo Asignación agrupadores SAT, revisar la información sugerida por el sistema y realizar los ajustes necesarios, así la asignación será más rápida al no tener que hacerla desde el catálogo de cuentas.

• Al abrir tus empresas en esta versión podrás ver que ya cuentan con un Catálogo de rubros NIF sugerido para el catálogo de cuentas. Si tus cuentas contables ya tienen asignado un Agrupador SAT, se mostrará el que el sistema sugiere para dichas cuentas.

• En el modelo de Asignación agrupadores SAT, se agregó la hoja Rubros NIF que contiene el catálogo de rubros actualizado, para que se puedan asignar fácilmente a las cuentas contables. Esta hoja incluye 5 columnas que corresponden al identificador del rubro NIF, código del rubro NIF, descripción de rubro NIF, nivel al que pertenece el rubro y descripción del nivel.

• La hoja Rubros NIF está protegida por lo que si tratas de modificar algo en ella recibirás un mensaje similar al siguiente:

Importante En este caso no se requiere contraseña, sin embargo es muy importante que no se realicen cambios en la hoja puesto que el catálogo de Rubros NIF corresponde con los conceptos que se requieren en la Declaración Anual de Personas Morales.

• En la pestaña Asignación de agrupadores SAT existente desde versiones anteriores, se agregaron 3 nuevas columnas después de la columna "Nombre agrupador", éstas columnas son: "Código Rubro", "Nombre Rubro" y "Descripción nivel Rubro", si creas una nueva empresa en esta versión con el catálogo general del SAT que se incluye en el sistema, los rubros sugeridos y agrupadores ya estarán asignados a las cuentas, por lo que al filtrar la información en esta hoja podrás ver la asociación correspondiente, como se observa en la siguiente imagen:

Toma nota Recuerda que en esta hoja puedes realizar filtros de acuerdo a las cuentas que quieras desplegar, ya sea por tipo de cuenta o por su tipo de afectación, pudiendo indicar si sólo quieres mostrar las cuentas afectables de un cierto tipo y si deseas o no incluir las cuentas de mayor o título, etc.

• Los rubros sugeridos para las cuentas contables podrás modificarlos desde la columna "Código Rubro" de la pestaña "Asignación de agrupadores SAT", cuando lo requieras siempre y cuando se respeten las reglas de negocio.

• Las cuentas de naturaleza acumulable sólo pueden tener rubros de primer nivel (sin decimales, ejemplo: 1101), las cuentas afectables únicamente pueden tener rubros de segundo nivel (con decimales, ejemplo: 1101.01), si no se respeta esta regla al modificar un rubro, el sistema enviará una advertencia indicando los motivos por los que no se puede asignar el rubro, como se observa en la siguiente imagen:

Y al aceptar el mensaje anterior se eliminará el nombre y descripción del rubro para que captures el rubro correcto de acuerdo a la regla mencionada:

• Una vez que captures el rubro correcto se debe presionar la tecla "Enter" para que se guarde y actualice el rubro, sin necesidad de actualizar la hoja y en ese momento podrás ver el cambio del rubro desde el catálogo de cuentas.

• Los rubros deben asignarse a cuentas del mismo tipo, por ejemplo un rubro de Activo debe asignarse a cuentas de Activo, un rubro de Pasivo debe asignarse a cuentas de Pasivo, etc. Si asignas un rubro de Pasivo a una cuenta de tipo Activo o viceversa, se enviará la advertencia antes mencionada al no cumplirse las condiciones para la asignación.

• También en la pestaña Agrupadores se agregó la columna "Id Rubro NIF", en dicha pestaña cuando el identificador del rubro es diferente de "cero" significa que el agrupador ya tiene un rubro NIF asociado.

Toma nota Recuerda que la hoja "Agrupadores" es dinámica, por lo que se activa y actualiza cada vez que se consulta al abrir el modelo de Excel®.

• Otra forma de asignar el rubro es asociándole un agrupador que tenga un rubro NIF asociado, respetando las reglas de negocio indicadas previamente y en este caso si la cuenta ya tiene un rubro NIF asignado, sólo agregará el agrupador del SAT y el rubro NIF relacionado al agrupador del SAT que asignes no se va a desplegar, pues si la cuenta ya tiene un rubro NIF, se respeta esa configuración.

• Para relacionar el rubro NIF que ya viene relacionado al agrupador del SAT, la cuenta no debe tener asignado un rubro NIF, por lo que en caso de tenerlo puedes eliminarlo previamente.

• El mensaje "Si deseas cambiar el Agrupador SAT a todas las subcuentas de una cuenta, puedes decidir si hacerlo para todas las subcuentas o sólo para la cuenta actual", no aplica para la asignación de rubros NIF, pues estos siempre se asignan por cada cuenta y subcuenta de manera individual para ir revisando que se cumplan las reglas de negocio en cada cuenta. En el caso de agrupadores, no se requieren las mismas validaciones, por lo que ahí si es posible hacer el cambio masivo a las subcuentas.

• Si la cuenta contable no tiene asignado un Agrupador SAT, puedes asignar el rubro NIF deseado sin necesidad del agrupador.

Notas importantes

• La intensión de que se utilice este modelo de Excel®, es para que se revise la información y realice la asignación de forma más ágil, realizando ajustes en caso necesario y guardando los cambios.

• Para que las sugerencias de rubros sean las adecuadas, es importante que el usuario previamente tenga bien asignados los agrupadores del SAT en sus cuentas contables.

• Una vez que se realice la asignación de rubros a las cuentas afectables, así como el Cierre del ejercicio a declarar, podrás utilizar el reporte NIF Anexos por rubro para revisar la información de rubros y saldos al fin del ejercicio.

¿Cómo se realiza la asignación de rubros NIF desde la Hoja electrónica?

La asignación se realiza de forma similar a la asignación de Agrupadores del SAT utilizados para la Contabilidad electrónica, donde se muestra todo el catálogo de cuentas para que desde ahí puedas realizar la asignación del Agrupador del SAT, de forma similar se realiza la asignación de los rubros NIF, permitiendo que en las cuentas afectables se asigne el rubro NIF que le corresponda, por lo que los campos editables son: Nivel y Rubro, que son los requeridos.

Para realizar la asignación de rubros, haz lo siguiente:

• Haz clic en el menú "Reportes" y selecciona la opción "Hoja electrónica", selecciona con un clic el modelo de Excel® Asignación agrupadores SAT y presiona el botón "Ejecutar":

• Antes de que se abra el modelo, se iniciará una sesión de SDK de CONTPAQi® Contabilidad para conectar el reporte a la empresa, sin embargo, este ingreso no se considera para el control de número de usuarios, como un usuario más, sin embargo para ingresar, deberás especificar la clave de acceso a CONTPAQi® Contabilidad.

• En la pestaña "Parámetros", inserta o modifica la empresa con la que deseas trabajar dejándola como Empresa Activa, para nuestro ejemplo, dicha empresa es la del primer registro.

• Haz clic en la hoja "Asignación de agrupadores SAT" y captura el ejercicio y periodos requeridos:

También selecciona el tipo de cuentas que deseas desplegar y presiona el botón "Filtrar":

• Revisa si los rubros que sugiere el sistema son correctos y realiza los cambios necesarios en cada rubro "preasignado" desde la columna "Código Rubro", recuerda que puedes consultar el catálogo de rubros desde la pestaña "Rubros NIF" y apoyarte con tu contador o asesor contable y fiscal, para saber qué rubro asignar a tus cuentas.

• Después de capturar o modificar el rubro en cada cuenta, presiona la tecla "<Enter>" para que se guarden los cambios realizados e inmediatamente podrás ver los rubros asignados en tu catálogo de cuentas.

¡Y así de fácil se asignan los nuevos Rubros NIF a las cuentas contables desde la Hoja electrónica!

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