En el entorno digital actual, es crucial que las empresas utilicen una plataforma contable robusta y versátil para garantizar una experiencia contable eficiente y sin complicaciones.
Zoho Books no solo ofrece una gama de características contables integrales para satisfacer las diversas necesidades de las empresas, sino que también actúa como una plataforma que permite crear todo un ecosistema en torno a la contabilidad.
¿Cuales son las características de la plataforma?
Zoho Books, como plataforma, viene equipada con potentes capacidades que ayudan a personalizar, automatizar, ampliar y escalar los procesos empresariales para lograr una eficiencia increíble. Estas características multifuncionales simplifican los procesos financieros complejos, aumentan la productividad y fomentan un enfoque más ágil para la gestión financiera.
Esta publicación y la siguiente explorarán las capacidades de las características de la plataforma de Zoho Books, comenzando con las funciones personalizables.
Personalización
Campos personalizados
En Zoho Books, los usuarios tienen la flexibilidad de crear campos personalizados adaptados a ciertas necesidades empresariales dentro de varios módulos. A diferencia de los campos predeterminados, los campos personalizados capturan detalles únicos, asegurando que puedas satisfacer precisamente los requisitos de tu organización.
Por ejemplo, para medir y rastrear la intención de compra de los clientes potenciales, puedes agregar un campo personalizado de lista desplegable a tus cotizaciones. Al generar una cotización, se puede registrar la intención de compra del visitante. La lista desplegable personalizada permite seleccionar entre las opciones "Comprometido", "Interesado", "Prometedor" o "Potencial" (indicando de clientes fríos a calientes). Registrar este detalle te ayuda a adaptar eficazmente las llamadas de seguimiento de ventas.
Reglas de validación
Las reglas de validación son herramientas poderosas que mantienen la precisión y consistencia de los datos al establecer restricciones y validar la información registrada. Estas reglas definen condiciones específicas que los datos deben cumplir para ser aceptados en el sistema. Si los datos ingresados no cumplen con estas condiciones predefinidas, se genera un mensaje de alerta, impidiendo que la transacción continúe hasta que los datos sean corregidos.
Por ejemplo, en tu negocio desaconsejas la compra de grandes cantidades de materias primas. A pesar de esto, los proveedores a menudo presionan para ventas al por mayor. Para evitar que el equipo de compras sucumba a esta presión, puedes implementar una regla de validación. Esta regla restringe el precio de la orden de compra, asegurando que ninguna orden individual supere una cantidad especificada. Al emplear este sistema, no tendrás que revisar manualmente cada orden de compra, evitando efectivamente la emisión de órdenes al por mayor.
Botones personalizados
Los botones personalizados permiten a los usuarios realizar acciones específicas y adaptadas a las necesidades empresariales sin esfuerzo. Diseñados para satisfacer necesidades comerciales únicas, estos botones pueden ejecutar tareas exclusivas de las operaciones de una empresa.
Por ejemplo, si deseas que tus ejecutivos de ventas llamen personalmente y hagan un seguimiento de las cotizaciones para asegurar un cierre rápido de las ventas, puedes agregar un botón personalizado para esa acción. Para implementar esto, simplemente incluye un botón de "Seguimiento" en el módulo de cotizaciones. Cuando identifiques una cotización que muestra potencial pero necesita un empujón para incentivar la compra, haz clic en ese botón personalizado en la cotización para alertar al vendedor. Esta acción crea una tarea para animar suavemente al vendedor a llamar al prospecto.
Enlaces personalizados
Los enlaces personalizados ayudan a los usuarios a abrir cualquier enlace externo desde la aplicación. Con la ayuda de un botón personalizado, esto se puede configurar para incluir enlaces específicos que conecten con sitios web o aplicaciones externas. La flexibilidad se extiende aún más ya que los usuarios pueden insertar marcadores dentro de estos enlaces, otorgándoles acceso a información detallada y específica del contexto desde fuentes externas sin salir de Zoho Books.
Por ejemplo, tu negocio implica la reventa de artículos con precios fluctuantes, a veces incluso haciendo dropshipping. Para mantener márgenes óptimos, estableces una rutina diaria de verificación de precios. En lugar de navegar manualmente al sitio web del proveedor y buscar artículos, puedes simplificar el proceso implementando enlaces personalizados. Al crear un botón personalizado con el código del artículo como marcador, puedes acceder fácilmente a la página de detalles del artículo específico en el sitio web del proveedor con solo un clic.
Módulos personalizados
Los módulos personalizados en Zoho Books son secciones personalizadas que los usuarios pueden crear para gestionar datos específicos que podrían no estar disponibles en los módulos predefinidos.
Por ejemplo, operas una pequeña empresa de transporte de mercancías. Para monitorear los vehículos de transporte vinculados a facturas o proyectos, puedes integrar un módulo personalizado llamado "Flota". Dentro de este módulo, puedes incluir campos personalizados para el tipo de vehículo, número de registro, documentos relacionados con el vehículo y detalles de servicio. Esto facilitaría el seguimiento y mantenimiento de los vehículos.
Vistas personalizadas
Las vistas personalizadas permiten a los usuarios filtrar registros en los diversos módulos de transacciones, módulo de artículos y módulo de contactos según criterios específicos establecidos por el usuario. Estas vistas ayudan a organizar y acceder a los datos de manera más efectiva, permitiendo a los usuarios centrarse en información específica relevante para sus tareas u objetivos actuales. Al crear vistas personalizadas, los usuarios pueden adaptar su experiencia de gestión de datos para satisfacer sus requisitos comerciales únicos, asegurando la eficiencia del flujo de trabajo.
Por ejemplo, si deseas simplificar el monitoreo de facturas de alto valor que aún están en estado de borrador o no se han enviado, puedes agregar un filtro de vista personalizada en el módulo de facturas. Ahora, puedes filtrar fácilmente las facturas que superen una cantidad específica y que no se hayan enviado a los clientes.
Listas relacionadas
Las listas relacionadas en Zoho Books son tu puerta de acceso para acceder a datos dentro de la aplicación, así como de servicios externos de terceros. Esta característica es particularmente útil cuando necesitas hacer referencia cruzada de datos de diferentes fuentes para obtener una visión más holística de la información. Al traer la información relevante donde la necesitas, simplifica la toma de decisiones y elimina la molestia de alternar entre diferentes módulos en Zoho Books o entre otras aplicaciones.
Por ejemplo, digamos que manejas un negocio de importación de hardware y adquieres bienes al por mayor. En tus operaciones, deseas rastrear las cotizaciones, órdenes de venta y facturas para cada importación. Para hacerlo, puedes crear listas relacionadas en el módulo de Orden de Compra. Ahora, puedes ver todas las transacciones asociadas a cualquier importación fácilmente buscándola desde la respectiva orden de compra.
Pestañas web
Con esta característica, puedes incrustar páginas web o aplicaciones externas dentro de Zoho Books, en lugar de alternar entre múltiples pestañas y ventanas, convirtiéndolo en un centro centralizado para todas tus necesidades empresariales esenciales.
Por ejemplo, en tu negocio, deseas animar a todos los usuarios de Zoho Books a compartir actualizaciones importantes de ventas o adquisición de clientes tanto en la plataforma de comunicación interna de la empresa como en un foro público. Para simplificar este proceso para los usuarios, puedes agregar pestañas web en Zoho Books donde los usuarios pueden acceder a actualizaciones recientes de la empresa y publicar sus propias actualizaciones sin esfuerzo.
Al finalizar nuestra exploración de las capacidades de personalización en Zoho Books, esperamos que estas soluciones te ayuden a adaptar tu experiencia contable. Mantente atento a nuestro próximo blog, donde profundizaremos en el emocionante mundo de la automatización.
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